كيفية إنشاء ملخصات الاجتماعات باستخدام GPT-3 من OpenAI

هل حضرت يومًا اجتماع عمل لم يتركك بحالة أفضل عن المهام التي تم تكليفك بها أو الاتفاقات التي تم التوصل إليها؟ لقد كنا جميعًا هناك، خاصة عندما يتحدث الكثيرون في نفس الوقت، وتبقى الأسئلة من دون إجابة، أو يكون موعد استكمال المهمة غير واضح.

كلاً من الإنتاجية والوضوح غالبًا ما تتأثر. (لا يوجد شيء أسوأ من الحاجة إلى تحديد موعد لاجتماع آخر للحديث عن ذلك الاجتماع الأول.)

لذا بدلاً من مطاردة الشخص الذي يتدوَّل الملاحظات، استخدم تكامل Zapier مع OpenAI (صانعي ChatGPT) لإنقاذ الوضع. يمكنك إنشاء سير عمل تلقائية - ما نسميه Zaps - التي تحفِّز GPT-3 لإنشاء ملخصات الاجتماع وإرسالها إلى قناة Slack الخاصة بفريقك. سنشرح طريقتين مختلفتين للقيام بذلك أدناه!

إنشاء نصوص وملخصات للاجتماعات من تسجيل صوتي

لقد كنت أبحث طويلاً عن أداة توفر النصوص التلقائية، وتتمكن أيضًا من إنشاء ملخص دقيق لهذا النص. من خلال ذلك سأكون قادراً على فهم جوهر الاجتماع بسرعة، ومعرفة إذا كان هناك مهام تحتاج إلى متابعتها. لحسن الحظ، تحتوي تكامل Zapier’s OpenAI على خطوة فعل تعتمد على "Whisper"، وهو نظام تعرف الكلام التلقائي (ASR) يمكنني من فعل ذلك.

يمكنك إنشاء سير عمل تلقائية - ما نسميه أذاعة - تطلب من ويسبر إنشاء نصوص للملفات الصوتية التي تقوم بتحميلها، ثم إنشاء ملخص للنص. هذا سيتيح للجميع البقاء على نفس الصفحة - ولا يتم تفويت أي تفاصيل هامة ليومك اليومي.

يمكنك إنشاء زاب الخاص بك من البداية دون أي معرفة في البرمجة، ولكننا نقدم أيضًا قوالب سريعة لبدء تشغيلك. إذا كنت ترغب في بدء بقالب، انقر فوق القالب زاب أدناه، وسوف يتم نقلك إلى محرر زاب. ستحتاج إلى إنشاء حساب Zapier إذا لم يكن لديك بالفعل. ثم، اتبع التعليمات أدناه لإعداد Zap الخاص بك.

قبل أن تبدأ

لهذا البرنامج التعليمي، سنستخدم Dropbox لتحميل الملفات الواردة. تأكد من أن لديك مجلد في Dropbox (أو التطبيق التخزين الآخر) لملفات صوت الاجتماع وتضم ملف صوت واحد على الأقل. يجب أن تكون ملفات الصوت أيضًا بحجم لا يتجاوز 25 ميجابايت وأحد أنواع الملفات التالية: MP3 ، MP4 ، MPEG ، MPGA ، M4A ، WAV ، أو WebM.

نظرًا لاستخدامنا لتقنية Whisper من OpenAI لتفريغ الملفات الصوتية، ستحتاج إلى حساب OpenAI ومفتاح API. إذا لم يكن لديك حساب في OpenAI، يمكنك إنشاء واحد مجانًا. بمجرد إنشاء مفتاح الواجهة البرمجية الخاص بك، تأكد من حفظه في أداة إدارة كلمات المرور لأنه لن يتمكن من استرجاعه مرة أخرى.

قم بإعداد الإشعار الخاص بـ Dropbox الخاص بك

أولًا، قم بإعداد زنادك - الحدث الذي يبدأ زاب الخاص بك. حدد دروببوكس كتطبيق الزناد الخاص بك و ملف جديد في المجلد كحدث الزناد الخاص بك.

إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، سيتم طلب منك توصيل حساب Dropbox الخاص بك. انقر على اختر حسابًا... واختر إما حسابًا من القائمة المنسدلة (إذا كنت قد قمت بتوصيل Dropbox بـ Zapier من قبل) أو انقر على + قم بتوصيل حساب جديد.

ثم، حدد المجلد الخاص بـ Dropbox الذي ترغب في استخدامه. في حالتنا، قمنا بإعداد مجلد Dropbox يسمى محاضر الاجتماعات. يمكنك ترك الإعداد الافتراضي كـنعم لتضمين محتوى الملف.

ثم، انقر متابعة. سنحتاج إلى ملف مجلد موجود لإعداد باقي هذا الزاب، لذا انقر اختبار الزناد. إذا نجحت الاختبار الخاص بك، سترى محتويات ملف المجلد الخاص بك. انقر متابعة.

قم بإعداد إجراء OpenAI الخاص بك

الآن دعنا نقوم بإعداد العملية - الحدث الذي سيقوم به زاب الخاص بك عندما يتم تنشيطه. حدد OpenAI كتطبيق العمل و إنشاء التسجيل كحدث العمل. انقر على استمرار.

ثم، إذا لم تقم بذلك بالفعل، سيُطلب منك ربط حساب OpenAI الخاص بك بـ Zapier. انقر على اختر حسابًا... واختر إما حسابًا من قائمة السحب (إذا كنت قد ربطت OpenAI بـ Zapier من قبل) أو انقر على + قم بربط حساب جديد. بعد ذلك، سيُطلب منك إدخال مفتاح API الخاص بـ OpenAI الذي قمت بنسخه سابقًا، في نافذة منبثقة.

عند الانتهاء من ذلك، قم بالعودة إلى محرر زاب وانقر على متابعة.

الآن يأتي الجزء الأهم: إخبار الزاب بأين يحصل على ملف الصوت وتعليمات إنشاء نص مكتوب منه. انقر في حقل الملف وحدد رابط الوسائط المباشر من قائمة الإدراج البيانات.

المقبل هو المحفز الخاص بك. بينما لا يلزم عليك أن توجه جي بي تي لإنشاء نص مقروء (تقوم عملية زاب بذلك بالنيابة عنك) ، يمكنك استخدام هذا الحقل لتحسين نوعية النص. على سبيل المثال، يمكنك طلب إزالة الطوابع الزمنية من جي بي تي أو إضافة كلمات مفتاحية محددة أو أسماء الشركات حتى لا يقوم الذكاء الاصطناعي بتهجئة الكلمات بطريقة غير صحيحة.

يمكنك أيضًا اختيار تنسيق الاستجابة، وهو يعني أي نوع من تنسيق الملف النصي ترغب في أن يكون عليه الملف النهائي. في حالتنا، سنستخدم مجرد النص القياسي، ولكن يمكنك اختيار SRT و JSON والمزيد.

في النهاية ، يمكنك أيضًا إضافة لغة الصوت. إذا تركت هذا الحقل فارغًا ، سيكون الافتراضي هو الإنجليزية. بمجرد الانتهاء من إعداد هذه الحقول ، انقر استمرار.

الآن حان وقت اختبار الإجراء الخاص بك. عند النقر على اختبار ومراجعة أو اختبار والمتابعة، سيقوم Zapier بجلب الملخص من OpenAI وفقًا لكيفية تخصيص الحقول في Zap الخاص بك.

بمجرد رؤيةك لتفعيلك يعمل بشكل صحيح، انقر على زر+ في أسفل الشاشة لإضافة خطوة جديدة إلى زاب الخاص بك.

قم بإعداد إجراء Dropbox الخاص بك

الآن دعونا نقوم بإعداد الخطوة التالية في سير العمل هذا، والتي ستقوم بإنشاء ملف نصي جديد في Dropbox بناءً على النص الذي أنشأته OpenAI. حدد Dropbox كتطبيق الإجراء الخاص بك و إنشاء ملف نصي كحدث الإجراء الخاص بك.

انقر على متابعة.

ربط حساب Dropbox الخاص بك بـ Zapier (أو حدد حسابًا موجودًا) ثم انقر على متابعة.

الآن حان وقت إعداد إجراء Dropbox الخاص بك. حدد المجلد في Dropbox الذي ترغب في إرسال النص المكتوب إليه في حقل المجلد. في الـ Zap الخاص بنا، سنرسل النص المكتوب إلى نفس المجلد الذي نخزن فيه ملفات الصوت.

بمجرد الانتهاء من تحديد موقع المجلد الخاص بك ، اسحب اسم Dropbox للاجتماع بالنقر فوق حقل اسم الملف وتحديد اسم الملف في Dropbox من القائمة المنسدلة للبيانات.

الآن للجزء الأكثر أهمية: سترغب في جلب نتائج Whisper الخاصة بك (النص المكتوب) عن طريق النقر في حقل محتوى الملف واختيار المحتوى من قائمة البيانات. سيتم بذلك إضافة ملف النص المكتوب إلى مجلد Dropbox الخاص بك.

يمكنك أيضًا اختيار ما إذا كنت ترغب في استبدال الملف أم لا، ولكن في هذه الحالة يجب أن تختار لا. ثم، انقر على استمرار.

الآن حان وقت اختبار الإجراء الخاص بك. عند النقر على اختبار الإجراء، سيرسل Zapier نسخة مكتوبة إلى Dropbox وفقًا لكيفية إعداد الإجراء الخاص بك.

من الجيد فحص يدك للتحقق ما إذا كان النص المنسوخ صحيحًا. إذا عمل بشكل صحيح ، يجب أن ترى نسخة من النص داخل مجلد Dropbox الذي قمت بإعداده. إليك كيف يبدو لدينا:

<

بمجرد أن تقوم بمراجعة النص المكتوب الذي أنشأه Zap الخاص بك، انقر على زر + في أسفل الشاشة لإضافة خطوة جديدة إلى Zap الخاص بك.

قم بإعداد إجراء OpenAI الخاص بك

الآن حان وقت تهيئة إجراءك التالي. حدد OpenAI لتطبيق إجراءك و Send Prompt لحدث إجراءك.

انقر على استمرار. ثم، قم بتوصيل حسابك في OpenAI وانقر على استمرار.

الآن حان وقت إعداد الإجراء الخاص بك. في حقل النموذج، يمكنك ترك text-davinci-003 محددًا حيث أنها الخيار الموصى به للحصول على أفضل النتائج.

الآن، ستُخصِّص موجهك لـ OpenAI. في حقل موجِّه ، اعطِ OpenAI التعليمات التي ترغب فيها ليُلخِّص سجلك بشكل فعّال. بالنسبة للموجِّه في هذا المثال، كتبت:

إنشاء ملخص (بنقاط تسرد بشكل موجز) يلخّص مضمون الاجتماع بأكمله.

يمكنك أيضًا تضمين تعليمات أكثر تفصيلاً حول توفير الخطوات التالية أو المهام لأشخاص محددين، على سبيل المثال، أو تضمين عدد محدد من الكلمات.

بمجرد كتابة تعليماتك، تأكد من استخدام بيانات من Dropbox الخاصة بك عن طريق النقر داخل حقل التعليمة واختيار نص الملف من القائمة المنسدلة لإدراج البيانات.

بعد تخصيص المطلوب لك، يمكنك ضبط درجة الحرارة (مستوى الإبداع) للكتابة، وكذلك الطول الأقصى.

الآن، قم بتجربة إجراءك. إذا كنت غير راضٍ عن ملخصك من OpenAI ، قم بتعديل تلميحك حتى تكون راضٍ عن النتائج.

لإضافة الخطوة النهائية إلى Zap الخاص بك، انقر على زر + في أسفل الشاشة.

قم بإعداد الإجراء الخاص بك على سلفك

الآن دعنا نقوم بإعداد إجراءك النهائي لإرسال ملخص الاجتماع الخاص بك. حدد Slack كتطبيق إجراء و Send Channel Message كحدث إجراء. انقر على استمرار.

إذا لم يتم توصيل حسابك على سلاك بالفعل، قم بتوصيله الآن ثم انقر على متابعة.

الآن دعنا نقوم بإعداد إجراءك، أو كيف ترغب في إعداد رسالتك. أولاً، حدد القناة التي ترغب في نشر رسالتك في حقل القناة. في حالتنا، سنستخدم قناة الفريق المحتوى في سلاك.

بعد ذلك، قم بتخصيص رسالة Slack عن طريق النقر في حقل نص الرسالة، ثم اختيار البيانات من OpenAI التي تحتاج إلى ضمها من قائمة الإدخال. في هذه الحالة، يجب أن تستدعي نص الخيارات، حيث إنه هو الملخص الذي أنشأته OpenAI.

يمكنك أيضًا إضافة نص ثابت إذا كنت ترغب في تنسيق رسالتك في سلاك بطريقة معينة، ولكنه ليس ضروري إذا كنت ترغب فقط في تضمين ملخص الاجتماع.

يمكنك أيضًا تخصيص الروبوت الخاص بك عن طريق إضافة اسم في حقل اسم الروبوت وإضافة رمز تعبيري في حقل صورة الروبوت.

عندما تنتهي من إعداد خطوتك، انقر على استمرار.

الآن حان وقت اختبار إجراءك. عند النقر على اختبار الإجراء ، سيقوم Zapier بإرسال رسالة إلى Slack وفقًا لكيفية إعداد الرسالة مسبقًا.

كما هو الحال دائماً، فمن الجيد أن تقوم بتجربة الزاب الخاص بك للتأكد مما إذا كان رسالتك على سلفك تبدو بشكل جيد. (فقط احذر فريقك أولاً بحيث لا يفاجأوا). إذا عملت بشكل صحيح، يجب أن ترى رسالة على سلفك بالتنسيق الذي قمت بإعداده.

يجب أيضًا أن تتمكن من رؤية استجابة الاختبار التي تم إرسالها إلى حساب Slack الخاص بك. إليك كيف يبدو مثالنا:

عندما تكون راضيًا عن كيفية ظهور الاختبار، فأنت الآن جاهز لتشغيل زاب الخاص بك. وهذا ما نسميه نجاحًا!

استخدم OpenAI لإنشاء نصوص مكتوبة وملخصات لاجتماعاتك

الآن في كل مرة يتم رفع ملف صوتي إلى Dropbox، ستقوم OpenAI بإنشاء نص مفرد لذلك الملف، وتحميله إلى ملف Dropbox الخاص بك، بعد ذلك ستقوم OpenAI بإنشاء ملخص له، وسيقوم التطبيق بإرسال هذا الملخص إلى قناة Slack الخاصة بك.

بهذه الطريقة ، يمكنك أنت وأعضاء فريقك مراجعة ملخصات الاجتماع في سلاك بسهولة ، دون الحاجة إلى الاستماع إلى التسجيل أو قراءة النص الكامل.

إنشاء ملخصات اجتماع من الملاحظات

إذا كنت عادةً لا تقوم بتسجيل الاجتماعات، فمن المحتمل أن تحتاج لإرسال ملخص بعد انتهاء الاجتماع استنادًا إلى الملاحظات التي تم أخذها خلال الاجتماع. باستخدام هذه العملية، يمكن لـ OpenAI إنشاء ملخص تلقائي للاجتماع الخاص بك ونشره في Slack فور نشر ملاحظات الاجتماع الخاصة بك. نحن نستخدم Evernote لتدوين ملاحظات اجتماعاتنا، ولكن يمكنك استخدام أي تطبيق لتدوين الملاحظات يتصل بـ Zapier واتباع نفس الخطوات الأساسية.

إذا كنت ترغب في البدء بقالب، انقر على قالب Zap أدناه، وسيتم أخذك إلى محرر Zapier. ستحتاج إلى إنشاء حساب Zapier إذا لم يكن لديك بالفعل واحد. ثم، اتبع التعليمات أدناه لإعداد Zap الخاص بك.

قبل أن تبدأ

تأكد من إعداد حساب OpenAI أولاً، وهو مجاني للإنشاء. بمجرد فتح حسابك، قم بتوليد مفتاح API الخاص بك في علامة الإعدادات.

تذكر نسخ المفتاح. ستحتاج إلى هذا المفتاح لاحقًا عند توصيل حساب OpenAI الخاص بك بـ Zapier.

قم بإعداد تنبيه Evernote الخاص بك

أولاً، قم بإعداد المؤثّر - الحدث الذي يبدأ زاب الخاص بك. حدّد إيفرنوت كتطبيق المؤثّر الخاص بك وإضافة علامة جديدة إلى الملاحظة كحدث المؤثّر الخاص بك.

إذا لم تقم بذلك بالفعل ، سيُطلب منك توصيل حساب Evernote الخاص بك. انقر على اختر حسابًا... واختر إما حسابًا من القائمة المنسدلة (إذا قمت بتوصيل Evernote بـ Zapier من قبل) أو انقر فوق + لتوصيل حساب جديد.

انقر فوق متابعة. بعد ذلك، حدد العلامة التي ترغب في جمع ملاحظات اجتماعك منها.

انقر فوق قائمة السحب لمشاهدة العلامات المتاحة في حساب Evernote الذي تم توصيله بك. في هذه الحالة، قمنا بإعداد علامة تسمى ملاحظات الاجتماع بحيث كلما أضفنا هذه العلامة إلى الملاحظة، فإنها ستُشغِّل الـ Zap. الآن، حدد العلامة الخاصة بك. (إذا لم يتم تحديد أي علامة، فسيتم تفعيل Zap على جميع الملاحظات.)

انقر على متابعة .

الآن، تحتاج إلى اختبار المشغل الخاص بك. سيقوم زابيير بالبحث عن ملاحظة حديثة تحمل العلامة التي أضفتها. سيتم استخدام ذلك لإعداد باقي Zap الخاص بك.

إذا لم يكن لديك أي ملاحظات، قم بإضافة ملاحظة عينية وأشر عليها بطريقة مناسبة، ثم قم باختبار Zap الخاص بك.

انقر على اختبار التشغيل. سيجلب الملاحظة المثالية بالعلامة المناسبة. بمجرد أن تتأكد من أن التشغيل الخاص بك يعمل بشكل صحيح ، انقر على متابعة.

قم بإعداد إجراء OpenAI الخاص بك

الآن دعنا نقوم بإعداد الإجراء - الحدث الذي سيقوم به زاب الخاص بك بمجرد تفعيله. حدد OpenAI كتطبيق إجراءاتك واختر إرسال الاقتراح كحدث إجراءاتك. انقر على متابعة.

ثم، إذا لم تقم بذلك بالفعل، سيُطلب منك ربط حسابك في OpenAI مع Zapier. انقر على اختيار حساب... واختر أحد الحسابات من القائمة المنسدلة (إذا كنت قد قمت بربط OpenAI بـ Zapier من قبل) أو انقر على + ربط حساب جديد، ثم انقر على استمرار.

الآن، ستُطلب منك إدخال مفتاح واجهة برمجة التطبيقات الخاص بـ OpenAI، والذي قمت بنسخه سابقًا.

ثم، تحتاج إلى إخبار زاب الخاص بك كيفية إنشاء ملخص لملاحظات الاجتماع الخاص بك.

يمكنك سحب البيانات من ملاحظات Evernote الخاصة بك عن طريق النقر داخل أي حقل فارغ حيث تريد أن تذهب البيانات واختيار خيار من قائمة السحب إدراج البيانات. وهذا يشمل نموذج الذكاء الاصطناعي ونص الطلب، ودرجة الحرارة، والحد الأقصى للطول.

أهم جزء في هذا الإعداد هو الاستدراك الخاص بك. في حقل الاستدراك، أكتب ما تريد أن يقوم الذكاء الصناعي بكتابته. في هذه الحالة، استدراكنا هو: هل يمكنك إنشاء ملخص سريع لملاحظات اجتماعي وأيضًا ذكر الخطوات التالية المحددة لكل شخص في قائمة منفصلة بنقاط التعجب؟ يجب أيضًا تصحيح أي أخطاء لغوية وذكر ما إذا كان هناك أي أسئلة لم يتم الرد عليها.

بالنسبة لمحتويات الاجتماع، سنقوم بجلب نص ملاحظات الاجتماع من العينة التي اختارها زاب.

يمكنك أيضًا ضبط درجة الحرارة للكتابة التي ترغب فيها (مستويات الإبداع) والطول الأقصى. يمكنك أيضًا تحديد طول الحروف أو الكلمات مباشرة داخل حقل التلميح داخل تلقيك.

عند انتهائك من تخصيص هذه الحقول، انقر على متابعة.

الآن حان وقت اختبار الإجراء الخاص بك. عند النقر على اختبار ومراجعة أو اختبار ومتابعة، سيقوم Zapier بسحب الملخص من OpenAI وفقًا لكيفية تخصيص الحقول في Zap الخاص بك.

مرة واحدة ترى أن المؤثر الخاص بك يعمل بشكل صحيح ، انقر تابع.

قم بإعداد إجراء Slack الخاص بك

الآن ، حان الوقت لإعداد خطوة إضافية أخرى. حدد Slack لتطبيق الإجراء و إرسال رسالة إلى القناة لحدث الإجراء.

انقر متابعة. سيُطلب منك الاتصال بحساب السلاك الخاص بك. قم بتوصيل حساب السلاك الخاص بك وانقر متابعة.

الآن حان وقت تهيئة طريقة ظهور رسالة سلاك الخاصة بك. حدد القناة التي ترغب في إرسال الرسالة إليها بالنقر في الحقل تحت القناة.

بمجرد الانتهاء من تحديد القناة الخاصة بك، يمكنك الآن استدعاء نتائج GPT-3 الخاصة بك بالنقر فوق حقل نص الرسالة واختيار نص الخيارات من تحديد البيانات. سيتم بذلك استدعاء ملخص الرسالة الكاملة إلى رسالتك على Slack.

يمكنك أيضًا تخصيص روبوتك عن طريق إضافة اسم في حقل اسم الروبوت وإضافة إيموجي في حقل أيقونة الروبوت. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تضمين رابط إلى الزاب ، وإرفاق الصور ، وتوسيع الروابط تلقائيًا ، أو ربط اسماء المستخدمين وأسماء القنوات.

بمجرد الانتهاء من إعداد الخطوة الخاصة بك، انقر على استمرار. الآن حان وقت اختبار إجراءك. عند النقر على اختبار الإجراء، سوف يقوم زابيير بإرسال رسالة إلى سلاك وفقًا لكيفية إعداد الرسالة الخاصة بك سابقًا.

من الجيد أن تقوم بإختبار الزاب الخاص بك للتأكد من أن رسالتك على سلاك تبدو جيدة. (قم بإنذار فريقك أولاً ، حتى لا يفاجئوا). إذا عملت بشكل صحيح ، يجب أن ترى رسالة على سلاك مُنسّقة بالطريقة التي قمت بتعيينها.

بمجرد أن تقوم بمراجعة رسالة Slack التي أنشأها Zap الخاص بك، سيكون Zap الخاص بك جاهزًا للاستخدام. إذا بدت هناك مشكلة، عد وأعد ضبط الأمور حتى تحصل عليها بالشكل الصحيح.

سوف يقوم Zap الآن بإنشاء ملخصات الاجتماع وإرسالها إلى قناتك في Slack في غضون ثوانٍ. هنا كيف يبدو الملخص لدينا:

اكتب ملخصات الاجتماعات باستخدام OpenAI

الآن، في كل مرة تجمع فيها الملاحظات الخاصة بالاجتماع في Evernote، سينشئ هذا الزاب ملخصًا لملاحظاتك، ويسلط الضوء على خطوات الفريق القادمة لكل عضو في الفريق، ويوضح أي أسئلة لم يتم الرد عليها لك من خلال إرسال رسالة إلى قناة Slack.

بهذه الطريقة، يمكنك وأعضاء فريقك الاطلاع على الملخصات والخطوات التالية من دون أي تبادلات متكررة.

تم نشر هذه المقالة في فبراير 2023 ولكن تم تحديثها مؤخرًا في مايو 2023 لإضافة طرق جديدة لتلخيص الاجتماعات مع الذكاء الاصطناعي.